La pandemia del COVID-19 ha sido el principal catalizador de la transformación digital de las empresas peruanas. Las restricciones impuestas a lo largo de estos últimos dos años obligaron a muchas de ellas a digitalizar -en algunos casos, en tiempo récord- diversos procesos vinculados a los negocios y, sobre todo, a la gestión de las personas. Esto último para garantizar la operatividad y la preservación de la cultura incluso en la distancia.
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El paso de lo analógico a lo digital, sin embargo, fue apenas el primer paso de una transformación digital que demanda un profundo cambio de mindset. Y es que, según estimaciones de Buk Perú, las empresas peruanas dedican en promedio el 70% del tiempo de sus áreas de gestión de personas a tareas netamente mecánicas y administrativas. Con el avance del proceso de transformación e incluso con el actual levantamiento de las restricciones post COVID-19, las compañías han optado por la automatización de determinados procesos clave para reducir dicha cifra y, así, destinar el tiempo de sus áreas de recursos humanos a tareas que agreguen valor en beneficio de sus colaboradores.
“La automatización les ha permitido reducir procesos de quince pasos o fases a únicamente dos, en aspectos como los de la contratación de personal, la capacitación de los colaboradores, el pago de planillas y el acceso a beneficios laborales”, revela Sebastián Ausin, Country Manager para Perú de Buk, empresa regional de tecnología para la gestión integral de personas.
Es uno de los grandes cambios descubiertos y de los puntos de dolor resueltos por las compañías a raíz de la pandemia. Antes de esta, firmar un contrato de trabajo demandaba que este sea redactado por un abogado para que, luego, el representante legal de la compañía lo revise y lo firme presencialmente y, posteriormente, enviarlo al colaborador para una nueva revisión y firma presencial. Después, el documento regresaba a la compañía para una nueva revisión por parte de las áreas legales y de recursos humanos.
“Ahora, con la automatización, las compañías peruanas están generando contratos de trabajo con plantillas que asignan a cientos o miles colaboradores, y que son firmados con firmas electrónicas tanto del trabajador como del representante legal de la compañía”, cuenta Ausin.
Es otro de los procesos en los cuales la digitalización llegó para quedarse en el entorno post pandemia. Antes de las restricciones de movilidad y aforo, los trabajadores acudían a las oficinas de forma física para extensas charlas de inducción dictadas por personas, que duraban horas o incluso días. Hoy, este proceso se realiza de forma virtual, con videos pregrabados de capacitaciones y el uso de la tecnología LMS (Learning Management System), que permite no solo reducir tiempo sino, además, darle la flexibilidad al colaborador para avanzar a su ritmo y ofrecerle una trazabilidad al empleador para ver este avance. “Este es un ejemplo claro de que la automatización llega a los recursos humanos para simplificar el trabajo y mejorar la experiencia, y no para quitar lugares de trabajo. Y vemos que ese cambio de mindset está calando en los directivos”, remarca el especialista.
El cálculo de la nómina es, probablemente, uno de los procesos más relevantes del campo de los recursos humanos y, a la vez, uno de los más demandantes. Antes de la digitalización de estos procesos, las áreas de recursos humanos apelaban a un cálculo manual o a través de Microsoft Excel, que fomenta o es muy permeable al error humano, de acuerdo con Ausin. Hoy, este proceso es automático, calculando a través de softwares no solo el pago por quinta categoría que le corresponde a cada trabajador sino también las vacaciones, CTS u otros.
Además de automatizar los procesos vinculados a sus obligaciones como empleador, hoy las empresas peruanas han migrado al entorno digital los accesos a beneficios otorgados a sus colaboradores. Procesos para acceder a beneficios, que antes debían realizarse de forma presencial, en una reunión o con una cadena de correos de por medio, ahora se realizan en aplicativos celulares o portales de colaboradores a unos cuantos clicks de distancia. Desde este tipo de canales, los colaboradores solicitan vacaciones, obtienen certificados de trabajo, tienen un repositorio de sus boletas de pago, entre otros servicios que permiten generar una relación más cercana y ágil entre empleador y colaborador.
“El nuevo trabajador valora cada vez más el trabajo remoto y asíncrono y la independencia. Aquellas compañías que ya automatizaron procesos como estos corren con ventaja en la generación de eficiencias y en la construcción tanto de la marca empleadora como de una cultura atractiva para los ejecutivos. Así, la transformación de las áreas de recursos humanos será clave para generar una ventaja competitiva en este cada vez más cercano entorno post COVID-19″, concluye Ausin.
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