El tema de la contabilidad en la empresa es algo que muchos emprendedores prefieren evitar, pues se les hace complicado los números. Sin embargo, es muy importante tener conocimientos básicos para vean de cerca cómo les está yendo en el negocio y sustituir al especialista en caso no se presente.
La contabilidad efectiva desempeña un papel crucial en este proceso, debido a que a través de ella se puede conocer los ingresos y egresos producidos por la actividad empresarial, calcular el monto de los impuestos a pagar y llevar un registro de las operaciones económicas.
Silvia Valdivia Del Risco, docente de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Norbert Wiener, potenciada por Arizona State University comenta que una empresa con una mala contabilidad está destinada al fracaso, debido a que, si no aplica correctamente las normas internacionales de contabilidad, los principios contables o las normas tributarias, va a presentar en sus estados financieros una fotografía falsa de lo que debiera ser, lo que sin duda a largo plazo afectará los resultados y saldos de las cuentas, llegando incluso a incurrir en defraudación al fisco.
La experta indica que un sistema contable financiero integrado ayuda a las organizaciones a tener una mejor gestión y debe ser personalizado a las necesidades de la empresa y al criterio del contador para el armado de las cuenta
Asimismo, al ser un punto tan relevante y delicado, es ideal contar con un equipo en asesoría contable como apoyo o contador en planilla, quien defina diversos temas, como si un desembolso es costo inventariable, si es gasto que se aplicaría directo a resultados o si es un bien del activo fijo al cual, de acuerdo con sus normas tributarias, se le aplicará la depreciación.
La especialista menciona cinco consejos para manejar la contabilidad de tu empresa con éxito:
1. CONTABILIZAR LOS DOCUMENTOS DENTRO DE UN MES EN QUE SE REALIZARON LAS TRANSACCIONES
Es importante que se registren en el mes, así podemos tener conocimiento de nuestros derechos y obligaciones tanto en el activo como en el pasivo en los reportes financieros. Con esto se podrá visualizar cuáles son los ingresos o gastos que afecten a dicho período y no a otro, distorsionando la información.
2. CONTABILIZAR LOS GASTOS O INGRESOS EN SU DEBIDO CENTRO DE COSTOS Y NO CARGARLOS A OTROS QUE NO CORRESPONDEN
Los centros de costos cuando son bien utilizados dan una información precisa y clara de los gastos e ingresos en los que han incurrido cada área con lo que podemos determinar la rentabilidad.
3. TENER UN CONTROL DE TODAS LAS FACTURAS QUE EMITE LA EMPRESA Y VERIFICAR SI CORRESPONDEN REALMENTE A UNA SALIDA DE MERCADERÍA O PRESTACIÓN DE SERVICIO
Algunas empresas, con el fin de mostrar ventas mayores en un mes específico, facturan mercadería que aún no ha sido despachada o sacada de sus almacenes, y en algunos casos, ni siquiera vendida, mostrando una utilidad que no corresponde. Esta práctica debe evitarse.
4. LLEVAR UN CONTROL DE TODOS LOS DOCUMENTOS QUE EMITEN A LA EMPRESA PARA QUE SEAN REGISTRADOS DEBIDAMENTE
Es importante revisar que las facturas que recibe la empresa realmente hayan sido realizadas por ésta y para los fines de su operación. Asimismo, deben corresponder a la razón jurídica y no al dueño de la empresa. Por otro lado, es vital asignar correctamente las cuentas, según corresponda el desembolso.
6. INTEGRAR CON LAS ÁRTEAS DE CUENTAS POR PAGAR, COBRAR, PLANILLAS E INVENTARIOS
Es necesario y ya existen sistemas integrados con la contabilidad y las diversas áreas como inventarios, cuentas por cobrar, pagar, planillas, etc. Esto es fundamental para evitar dobles registros o errores de digitación, facilitando el trabajo contable en el análisis de la información.
RECOMENDACIONES DE LA ESPECIALISTA
Separa a la persona jurídica y al dueño de la empresa. Lamentablemente, muchos dueños de organizaciones solicitan a los contadores registrar y pasar desembolsos que no corresponden al negocio. Si uno quiere llevar una verdadera contabilidad no debe mezclar sus gastos y finanzas personales con los de la empresa.
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