Administrar con eficiencia las finanzas de una compañía durante las épocas de mayor gasto, puede ser considerablemente más difícil que en otros momentos del año, sobre todo en términos de liquidez y solvencia económica. Y, por lo general, las fiestas de fin de año suelen comprometer en mayor medida el flujo de caja de una empresa por cuenta de los numerosos pagos, recargos y eventos que aparecen durante los meses de noviembre y diciembre.
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Estos gastos terminan involucrando grandes cantidades de dinero, con las que el área financiera de toda empresa comienza una carrera contrarreloj para mantener las operaciones habituales, adicional a las obligaciones que surgen en esta temporada.
Por desgracia, no todas consiguen optimizar sus finanzas en este periodo, y resulta más difícil ajustar cuentas para comenzar el año nuevo con gastos acumulados o un balance negativo.
No solo el pago de prestaciones de ley e impuestos suelen agregar una carga a las finanzas de fin de año. Los regalos a colaboradores, cenas con clientes, reconocimientos a empleados y otros eventos de cierre, representan también una parte importante de los egresos corporativos, pero tienen efectos positivos en el compromiso de la empresa con sus equipos, socios y aliados. Por ello es imprescindible darle un manejo oportuno a estos gastos para que estén contemplados con anterioridad.
Rindegastos, herramienta empresarial que digitaliza al 100% las rendiciones de gastos, entregando control y visualización de los gastos y presupuestos, estudió el impacto que tienen las fiestas en las finanzas de empresas de múltiples sectores, y determinó que las acciones que se adecúan mejor a estas fechas para mantener la productividad financiera sin sacrificar el espíritu festivo de fin de año. Estas serían las siguientes:
- Establecer presupuestos con anticipación: este es el mejor método para prevenir pérdidas por una noción equivocada respecto a la cantidad de fondos que se pueden destinar durante la temporada el fin de año, pues no solo establece topes sino que además define montos específicos para cada actividad.
- Generar alertas de sobrecupo: no solo desde el área financiera se puede alertar cuando se está por alcanzar el límite definido para cada gasto. Cada vez más herramientas digitales permiten sincronizar la data interna para notificar cuando el flujo de caja está en riesgo de incapacidad financiera antes de pasar por un momento incómodo frente a un socio o cliente.
- Automatizar gastos e informes: recurrir a la tecnología siempre es bueno para corroborar información y evitar errores contables. Por ejemplo, programar el pago de obligaciones, facilita calcular con cuánto dinero se cuenta realmente para las fiestas, todo desde la misma plataforma y con información en tiempo real.
- Jerarquizar y priorizar: uno de los ejercicios más sensatos, sobre todo cuando se atraviesa por una solvencia reducida, es decidir cuáles dependencias y negocios son más importantes y necesarios -como trabajadores, clientes y proveedores-, con el propósito de evitar el malgasto de recursos, pero cuidando de las relaciones corporativas.
Ariel Puga, VP de Ventas Latam en Rindegastos, recomienda llevar un soporte contable riguroso de todos los gastos que tenga una empresa, a fin de que sean deducibles al presentarlos en la declaración anual de impuestos, como el impuesto sobre la renta.
“Las ventajas de registrar con detalle los movimientos financieros por concepto de reuniones, cortesías o celebraciones durante las fiestas son bastantes y pueden brindar un respaldo a la hora de hacer el pago de obligaciones fiscales”, explica Puga.
Sin embargo, además de las implicaciones tributarias, organizar las finanzas más ‘alegres’ del año puede trazar una hoja de ruta para conocer cómo se desempeñan los rendimientos anuales, con el objetivo de prepararse mejor para las festividades y conocer las fluctuaciones en los egresos de cada periodo del año.
Este esfuerzo no solo surtirá efecto en el cuidado de las finanzas internas de una empresa. Del mismo modo, promoverá prácticas provechosas para las partes encargadas de aprobar presupuestos, agendar encuentros, o revisar el buen uso de los recursos económicos corporativos, cuya gestión se encuentra en la actualidad apoyada por plataformas, aplicaciones y software contables que garantizan que no se escape ningún gasto, en especial durante las épocas de mayor expendio.
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